Een boekhouder die moet puzzelen met losse Excel-bestanden, foto's van uurroosters of e-mails met bijlagen: het kost iedereen tijd en vergroot de kans op fouten in de loonverwerking. Met de juiste rapporten uit Tikkit geef je je boekhouder precies wat nodig is, in het juiste formaat en op het juiste moment.
Welke uren zijn eigenlijk relevant?
Bij loonverwerking kijkt een boekhouder naar meer dan enkel het totaal aantal gewerkte uren. Wat écht telt:
- Dagelijkse uren voor de controle van de daggrens en rustperiodes
- Wekelijkse uren om overuren ten opzichte van de 38-urennorm te spotten
- Maandelijkse totalen als basis voor loonsberekening en sociale bijdragen
- Jaarlijkse saldi voor het opmaken van vakantierekeningen en jaareinde-correcties
- Afwezigheden zoals ziekte, verlof en tijdskrediet, inclusief de goedkeuringsdatum
Als je werkt met variabele werkroosters of deeltijdse contracten, wordt het nog complexer. De regels rond de 38-urennorm en referentieperiodes zijn niet altijd eenvoudig, en je boekhouder hoeft geen arbeidsrechtspecialist te zijn om de cijfers correct te verwerken, als jij ze maar correct aanlevert.
Hoe Tikkit de rapporten opbouwt
Tikkit registreert elk in- en uitklokmomenten met een servertijdstempel. Dat betekent dat je geen handmatige invoer hebt die achteraf gecorrigeerd kan worden zonder spoor. Vanuit die ruwe data genereert Tikkit gestructureerde rapporten per medewerker, per afdeling of voor het volledige bedrijf.
Concreet kun je exporteren:
- Een dagrapport per medewerker met begin- en eindtijd, pauzes en nettoduur
- Een weekrapport met het totaal per dag en een weeksom, inclusief markering van overuren
- Een maandoverzicht dat alle gewerkte dagen bundelt, gecombineerd met goedgekeurde afwezigheden
- Een jaaroverzicht als input voor de vakantieberekening of een sociaal inspectiebezoek
Als je boekhouder werkt met een vast boekhoudpakket, kun je de export in csv-formaat aanleveren. Veel Belgische boekhoudkantoren werken zo liever: een schoon bestand dat ze zelf kunnen inlezen, zonder interpretatieproblemen.
Voor wie ook e-facturatie verwerkt via Tikkit: de uren- en facturatiemodule zijn van elkaar gescheiden, maar de gegevens sluiten naadloos op elkaar aan. Je hoeft niet twee keer dezelfde informatie in te geven.
Fouten voorkomen vóór de export
Een rapport is maar zo goed als de data erin. Tikkit helpt je dat op orde te houden vóór je exporteert:
- Openstaande tijdscorrecties worden gemarkeerd zodat je ze kunt behandelen vóór de maandafsluiting. Medewerkers kunnen zelf een correctie aanvragen, die een leidinggevende goedkeurt of weigert. Hoe dat werkt, lees je in het artikel over tijdscorrectieaanvragen en goedkeuringen.
- Ontbrekende klokregistraties worden gesignaleerd, zodat een vergeten uitklop niet stilletjes verdwijnt in het systeem.
- Overuren boven de wettelijke grenzen worden automatisch gedetecteerd. Dat geeft je boekhouder geen verrassing achteraf.
Door deze controles vóór de export uit te voeren, verminder je de kans op discussies of terugvorderingen na de loonverwerking aanzienlijk. Nauwkeurige tijdsdata is trouwens ook een van de meest effectieve manieren om loonfouten bij Belgische kmo's te beperken.
Praktisch: hoe je de samenwerking met je boekhouder inricht
Een goede werkafspraak maakt het verschil. Enkele tips:
- Spreek een vaste exportdag af, bijvoorbeeld de laatste werkdag van de maand
- Zorg dat alle tijdscorrecties en afwezigheidsgoedkeuringen verwerkt zijn vóór die datum
- Geef je boekhouder toegang als externe gebruiker als je de samenwerking wil stroomlijnen, zo kan hij of zij zelf de rapporten ophalen zonder dat je telkens een export moet doorsturen
- Bewaar de exports gestructureerd per maand en per jaar, ook voor mogelijke controles
Vanaf 2027 wordt tijdsregistratie voor veel meer Belgische bedrijven verplicht. Wie nu al een gestructureerd rapportageproces heeft, staat straks een stuk sterker, zowel voor de boekhouder als voor een eventuele sociale inspectie.
Goede rapporten zijn geen luxe, maar de basis van een vlotte loonverwerking en een gerust geweten.