Algemene Voorwaarden

In deze algemene voorwaarden (hierna: de "Voorwaarden") hebben de volgende begrippen de hiernavolgende betekenis:

• "Licentiegever": de onderneming die het SaaS-platform aanbiedt en exploiteert, zijnde Forganiser NV, Namenstraat 13-15 te 2000 Antwerpen, KBO nr. BE0634.966.453;
• "Licentiehouder" of "Gebruiker": de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die voor beroepsdoeleinden handelt en die via het Platform een Plan afneemt;
• "Platform": de online softwaretoepassing TIKKIT, toegankelijk via het internet, waarmee de Gebruiker arbeidstijden kan registreren, declareren en beheren, alsook de overige functionaliteiten van TIKKIT kan beheren en configureren;
• "Licentie": het niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepelijke recht van de Gebruiker om het Platform te gebruiken conform deze Voorwaarden;
• "Plan": het door de Licentiehouder gekozen dienstenpakket, met een vast maandbedrag en een inbegrepen aantal Zitplaatsen. De op enig ogenblik beschikbare Plannen en hun tarieven staan op de website van de Licentiegever;
• "Zitplaats": één actieve gebruiker binnen de werkruimte van de Licentiehouder. Een gedeactiveerde gebruiker neemt geen Zitplaats in;
• "Abonnement": het betalende Plan, dat maandelijks aan de Licentiehouder wordt aangerekend;
• "Proefperiode": de kosteloze gebruiksperiode zoals omschreven in artikel 5;
• "Supportkredieten": eenmalig aan te kopen tegoeden waarmee de Licentiehouder ondersteuning kan afnemen buiten de bij zijn Plan inbegrepen ondersteuning;
• "Facturatiedatum": de dag van de maand waarop het Abonnement is ingegaan, en waarop het bijgevolg elke daaropvolgende maand wordt gefactureerd en geïnd. Bestaat die dag in een bepaalde maand niet, dan geldt de laatste dag van die maand;
• "Domiciliëring": het schriftelijke of digitale mandaat waarbij de Licentiehouder de Licentiegever machtigt om de maandelijkse bedragen automatisch van zijn rekening af te schrijven;
• "Kredietkaartincasso": het automatisch debiteren van het verschuldigde bedrag van de door de Licentiehouder opgegeven kredietkaart;
• "Persoonsgegevens": alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, zoals bedoeld in de AVG;
• "Verwerker": de Licentiegever, voor zover hij Persoonsgegevens verwerkt namens de Licentiehouder;
• "Subverwerker": een door de Licentiegever ingeschakelde derde die Persoonsgegevens verwerkt namens de Licentiegever;
• "Verwerkingsverantwoordelijke": de Licentiehouder, voor zover hij bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen Persoonsgegevens worden verwerkt;
• "AVG": Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming), samen met de Belgische uitvoeringswetgeving.

2.1 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, aanbiedingen, offertes, leveringen en diensten tussen de Licentiegever en de Licentiehouder, voor zover zij betrekking hebben op het gebruik van het Platform.

2.2 Door het voltooien van het registratieproces verklaart de Licentiehouder uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van, en akkoord te gaan met, deze Voorwaarden. De Licentiegever registreert daarbij welke versie van de Voorwaarden, in welke taal en op welk ogenblik werd aanvaard. Afwijkende voorwaarden van de Licentiehouder zijn niet van toepassing, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk aanvaard door de Licentiegever.

2.3 De Licentiegever behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór hun inwerkingtreding per e-mail aan de Licentiehouder meegedeeld. Aanvaardt de Licentiehouder een wijziging niet, dan kan hij het Abonnement opzeggen overeenkomstig artikel 8. Voortgezet gebruik van het Platform na de inwerkingtreding geldt als aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden.

2.4 De Licentiehouder verklaart bij zijn inschrijving dat hij handelt voor beroepsdoeleinden. Het Platform is uitsluitend bestemd voor beroepsmatig gebruik en wordt niet aan consumenten aangeboden.

3.1 De Licentiegever verleent de Licentiehouder, voor de duur van het Abonnement of de Proefperiode, een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepelijk gebruiksrecht op het Platform.

3.2 Het gebruiksrecht geldt voor het aantal Zitplaatsen dat in het gekozen Plan is inbegrepen, vermeerderd met de bijkomende Zitplaatsen die de Licentiehouder overeenkomstig artikel 6 afneemt. Elke gebruiker beschikt over een persoonlijk account; accounts mogen niet worden gedeeld. De Licentiegever mag technische maatregelen nemen om het aantal actieve gebruikers te doen overeenstemmen met het aantal afgenomen Zitplaatsen.

3.3 De Licentiehouder is niet gerechtigd om:

• het Platform te reverse-engineeren, te decompileren, te disassembleren of anderszins te ontleden;
• de broncode of de onderliggende algoritmen van het Platform te kopiëren of te reconstrueren;
• de Licentie of de toegangsrechten door te verkopen, over te dragen of in sublicentie te geven aan derden;
• het Platform te gebruiken voor onwettige doeleinden of op een wijze die strijdig is met deze Voorwaarden.

3.4 Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, met inbegrip van maar niet beperkt tot de software, de ontwerpen, de logo's, de teksten en de databanken, berusten uitsluitend bij de Licentiegever of bij diens rechthebbenden.

3.5 De gegevens die de Licentiehouder en zijn gebruikers in het Platform invoeren, blijven eigendom van de Licentiehouder. De Licentiegever verkrijgt daarop uitsluitend het gebruiksrecht dat nodig is om de dienst te leveren en om zijn wettelijke verplichtingen na te komen.

4.1 De overeenkomst komt tot stand op het ogenblik dat de Licentiehouder het registratieproces volledig heeft doorlopen en de Licentiegever de activering per e-mail bevestigt.

4.2 De Licentiehouder dient bij inschrijving correcte, volledige en actuele gegevens op te geven. Wijzigingen in de contactgegevens, de facturatiegegevens of de betaalmiddelen dienen onverwijld te worden doorgegeven via het gebruikersportaal.

4.3 De Licentiegever behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren zonder opgave van reden.

5.1 Bij inschrijving verkrijgt de Licentiehouder kosteloos toegang tot het Platform gedurende drie (3) kalendermaanden vanaf de inschrijving, met een maximum van vijf (5) Zitplaatsen (de "Proefperiode").

5.2 Voor de Proefperiode zijn geen betaalgegevens vereist en wordt geen betaalmandaat verleend. De Proefperiode gaat niet automatisch over in een Abonnement en er wordt geen enkel bedrag aangerekend zonder dat de Licentiehouder daartoe uitdrukkelijk een Plan onderschrijft.

5.3 De Licentiegever herinnert de Licentiehouder per e-mail aan het naderende einde van de Proefperiode, in beginsel ongeveer veertien (14) en zeven (7) dagen vóór het verstrijken. Het uitblijven van een dergelijke herinnering verlengt de Proefperiode niet.

5.4 Heeft de Licentiehouder bij het verstrijken van de Proefperiode geen Plan onderschreven, dan wordt de werkruimte na een respijtperiode van drie (3) kalenderdagen in pauzestand geplaatst overeenkomstig artikel 9. De gegevens van de Licentiehouder blijven daarbij bewaard.

5.5 Onderschrijft de Licentiehouder tijdens de Proefperiode een Plan, dan neemt het Abonnement onmiddellijk een aanvang en vervalt het resterende gedeelte van de Proefperiode, zonder terugbetaling of verrekening.

5.6 Per onderneming wordt in beginsel één Proefperiode toegekend. De Licentiegever mag een tweede of volgende Proefperiode weigeren.

6.1 De beschikbare Plannen, het aantal daarin inbegrepen Zitplaatsen, de prijs per bijkomende Zitplaats en de prijzen van de Supportkredieten staan op de website van de Licentiegever. Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven; de toepasselijke btw wordt afzonderlijk vermeld.

6.2 Prijswijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen vóór hun inwerkingtreding meegedeeld op de website van de Licentiegever en per e-mail aan de Licentiehouder. De Licentiehouder die een prijsverhoging niet aanvaardt, kan het Abonnement opzeggen overeenkomstig artikel 8.

6.3 Het aantal gefactureerde Zitplaatsen stemt overeen met het aantal actieve gebruikers in de werkruimte van de Licentiehouder. Voegt de Licentiehouder een gebruiker toe of deactiveert hij er een, dan wordt het verschil onmiddellijk pro rata temporis verrekend op de eerstvolgende factuur — bij een toevoeging als bijkomende aanrekening, bij een deactivering als creditering.

6.4 Overschrijdt het aantal actieve gebruikers het maximum van het gekozen Plan, dan kan de Licentiehouder geen bijkomende gebruikers toevoegen zonder over te stappen naar een Plan met een hogere capaciteit.

6.5 Supportkredieten worden eenmalig aangekocht, zijn niet terugbetaalbaar en vervallen bij de beëindiging van het Abonnement.

6.6 De facturatie geschiedt digitaal. De Licentiehouder ontvangt een factuur of betalingsbevestiging per e-mail, en waar mogelijk via het Peppol-netwerk.

7.1 Bij het onderschrijven van een Plan verleent de Licentiehouder aan de Licentiegever een doorlopend mandaat tot:

• automatische domiciliëring (SEPA-incasso) van de maandelijkse bedragen van zijn bankrekening; ofwel
• automatische incasso van het maandelijks verschuldigde bedrag van zijn kredietkaart;

naargelang het betaalmiddel dat hij bij het onderschrijven kiest uit de op dat ogenblik door de Licentiegever aangeboden betaalmiddelen.

7.2 Door het onderschrijven van een Plan geeft de Licentiehouder uitdrukkelijk en voorafgaand zijn akkoord voor de terugkerende betalingen op de Facturatiedatum.

7.3 Mislukt een domiciliëring of incasso (onvoldoende saldo, verlopen kaart en dergelijke), dan wordt de Licentiehouder daarvan onmiddellijk in kennis gesteld. Hij dient de betaling binnen zeven (7) kalenderdagen alsnog te regelen. Bij uitblijven van betaling behoudt de Licentiegever zich het recht voor de toegang tot het Platform te schorsen overeenkomstig artikel 9.

7.4 Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd gelijk aan de wettelijke rentevoet conform de Belgische wetgeving betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van het openstaande bedrag met een minimum van € 200.

7.5 De Licentiegever is niet aansprakelijk voor kosten of schade die voortvloeien uit mislukte betalingsopdrachten ten gevolge van onjuiste gegevens verstrekt door de Licentiehouder.

8.1 Het Abonnement wordt aangegaan voor onbepaalde duur en wordt maandelijks stilzwijgend en automatisch verlengd.

8.2 De Licentiehouder kan het Abonnement te allen tijde opzeggen via het gebruikersportaal, dan wel per e-mail aan het in artikel 27 vermelde adres. De opzegging neemt uitwerking op het einde van de lopende factuurmaand. De reeds vervallen maandbedragen blijven verschuldigd en worden niet terugbetaald; er is geen opzeggingsvergoeding verschuldigd.

8.3 De Licentiegever kan het Abonnement opzeggen met een opzegtermijn van drie (3) kalendermaanden, meegedeeld per e-mail.

8.4 Na de beëindiging blijven de gegevens van de Licentiehouder beschikbaar voor export overeenkomstig artikel 16.7.

8.5 De Licentiegever kan het Abonnement met onmiddellijke ingang beëindigen of de toegang schorsen overeenkomstig artikel 9 indien:

• de Licentiehouder ernstig of herhaaldelijk inbreuk maakt op deze Voorwaarden;
• er gegronde vermoedens zijn van fraude of misbruik van het Platform;
• de Licentiehouder niet tijdig betaalt en nalaat dit te verhelpen na ingebrekestelling.

9.1 In de gevallen bedoeld in de artikelen 5.4, 7.3 en 8.5 kan de Licentiegever de werkruimte van de Licentiehouder in pauzestand plaatsen. In pauzestand blijft de werkruimte toegankelijk in alleen-lezen modus: de bestaande gegevens blijven zichtbaar en exporteerbaar, maar er kunnen geen nieuwe registraties of wijzigingen worden ingevoerd.

9.2 De gegevens van de Licentiehouder worden door de pauzestand niet verwijderd.

9.3 De pauzestand wordt opgeheven zodra de oorzaak ervan is weggenomen, in het bijzonder na betaling van het openstaande bedrag of na het onderschrijven van een Plan.

9.4 De Licentiehouder erkent dat hij tijdens de pauzestand zijn wettelijke verplichting tot registratie van de arbeidstijd niet via het Platform kan nakomen, en dat het aan hem is om daarin op een andere wijze te voorzien.

10.1 De Licentiegever streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het Platform, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.

10.2 De Licentiegever behoudt zich het recht voor het Platform tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of verbeteringen. Voor zover redelijkerwijs mogelijk kondigt de Licentiegever dergelijke onderbrekingen vooraf aan en plant hij ze buiten de kantooruren.

10.3 Gepland onderhoud wordt, voor zover mogelijk, minstens 24 uur vooraf meegedeeld. Ongepland onderhoud of noodonderhoud kan zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden.

10.4 De Licentiehouder kan geen aanspraak op schadevergoeding of enige andere vergoeding jegens de Licentiegever laten gelden in geval van een onopzettelijke onderbreking van de diensten van het Platform.

11.1 De Licentiegever is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse en aantoonbare gevolg is van opzet of grove nalatigheid in zijn hoofde.

11.2 De Licentiegever aanvaardt uitdrukkelijk geen aansprakelijkheid voor:

• tijdelijke of permanente onbeschikbaarheid van het Platform als gevolg van technische storingen, onderhoud, cyberaanvallen, overmacht of problemen bij derden, met inbegrip van internet- of hostingproviders;
• verlies van gegevens, tijdregistraties of rapporten ten gevolge van een technisch incident of een systeemstoring;
• onjuiste of onvolledige tijdregistraties die door de Gebruiker zelf zijn ingevoerd;
• indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of verlies van klanten;
• schade veroorzaakt door gebruik van het Platform in strijd met deze Voorwaarden of met de toepasselijke wetgeving;
• schade die voortvloeit uit ongeoorloofde toegang tot het account van de Licentiehouder, voor zover de Licentiegever redelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen.

11.3 De totale aansprakelijkheid van de Licentiegever jegens de Licentiehouder is in elk geval beperkt tot het totaal van de door de Licentiehouder betaalde abonnementsbedragen gedurende de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.

11.4 De Licentiegever is niet aansprakelijk voor fouten, storingen of onderbrekingen die te wijten zijn aan de internetverbinding, het toestel of de browser van de Licentiehouder.

11.5 De Licentiehouder vrijwaart de Licentiegever tegen alle aanspraken van derden die verband houden met het gebruik van het Platform door de Licentiehouder of door zijn gebruikers.

12.1 Het Platform is een hulpmiddel. De Licentiehouder blijft als werkgever zelf en uitsluitend verantwoordelijk voor de naleving van de op hem toepasselijke arbeids- en sociale wetgeving, met inbegrip van de verplichting tot registratie van de arbeidstijd, de juistheid en de volledigheid van die registratie, de bewaring ervan gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn, en de verhouding tot de sociale inspectie en de bevoegde overheden.

12.2 De informatie, de meldingen, de suggesties en de rapporten die het Platform genereert, hebben een louter informatieve waarde en vormen geen juridisch, fiscaal of sociaalrechtelijk advies. De Licentiehouder dient zich waar nodig door zijn sociaal secretariaat of zijn raadsman te laten bijstaan.

12.3 De Licentiehouder is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die hij of zijn gebruikers in het Platform invoeren, en voor de instructies die hij aan zijn gebruikers geeft, in het bijzonder de instructie om geen persoonsgegevens van derden in vrije tekstvelden in te voeren.

13.1 Gebruikt de Licentiehouder de functionaliteit voor Dimona-aangiften of voor de registratie van aanwezigheden (Checkinatwork), dan kan de Licentiegever die aangiften en registraties in naam en voor rekening van de Licentiehouder indienen bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. De Licentiegever treedt daarbij op als aangever-mandataris.

13.2 Deze dienstverlening vergt een geldig mandaat van de Licentiehouder ten gunste van de Licentiegever, verleend via de daartoe bestemde overheidstoepassing. Zonder geldig mandaat kunnen geen aangiften of registraties worden ingediend. De Licentiehouder verbindt zich ertoe het mandaat te verlenen en in stand te houden zolang hij de functionaliteit gebruikt.

13.3 De Licentiehouder blijft als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid, de volledigheid en de tijdigheid van elke aangifte en elke aanwezigheidsregistratie. Het Platform kan aangiften voorstellen op basis van de ingevoerde gegevens; de Licentiehouder bevestigt elke aangifte en dient de onderliggende gegevens vooraf te controleren. Hij is er zich in het bijzonder van bewust dat een aanwezigheidsregistratie vóór de aanvang van de werkzaamheden moet gebeuren.

13.4 De Licentiegever waarborgt niet dat een aangifte of registratie door de bevoegde instantie zal worden aanvaard. Behoudens opzet of grove nalatigheid in zijn hoofde is de Licentiegever niet aansprakelijk voor administratieve boetes, sancties of andere gevolgen van een niet-ingediende, laattijdige, onjuiste of geweigerde aangifte of registratie.

14.1 Het Platform bevat een ingebouwde assistent die gebruikmaakt van een dienst voor kunstmatige intelligentie van een derde. In het kader van een vraag van een gebruiker kunnen daarbij gegevens uit de werkruimte van de Licentiehouder — met inbegrip van Persoonsgegevens van zijn medewerkers — aan die dienst worden doorgegeven. Die dienst is een Subverwerker in de zin van artikel 16.

14.2 De gegevens die aan die dienst worden doorgegeven, worden niet gebruikt voor het trainen van modellen van derden.

14.3 De assistent neemt geen beslissingen over medewerkers. Er vindt via de assistent geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG. Elke handeling die de assistent uitvoert, gebeurt binnen de rechten van de gebruiker die de vraag stelt en op diens instructie.

14.4 De antwoorden van de assistent zijn informatief en kunnen onjuist of onvolledig zijn. Artikel 12.2 is er onverkort op van toepassing.

14.5 De assistent kan gebruikmaken van de spraakfuncties van de browser van de gebruiker. Bepaalde browsers verzenden daarbij audio naar de leverancier van die browser voor spraakherkenning. De Licentiegever ontvangt, bewaart en verzendt zelf geen audio. Dit staat nader omschreven in de privacyverklaring.

15.1 De Licentiehouder gebruikt het Platform op een wijze die de goede werking ervan voor andere gebruikers niet in het gedrang brengt. Geautomatiseerde toegang, het overmatig opvragen van gegevens en het omzeilen van technische begrenzingen zijn niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke instemming van de Licentiegever.

15.2 Bij vastgesteld overmatig of oneigenlijk gebruik neemt de Licentiegever eerst contact op met de Licentiehouder. Blijft een oplossing uit, dan kan hij de betrokken functionaliteit begrenzen of de toegang schorsen overeenkomstig artikel 9.

16.1 Toepasselijk kader. De verwerking van Persoonsgegevens in het kader van het Platform geschiedt overeenkomstig de AVG.

16.2 Twee rollen. Voor de gegevens van de Licentiehouder zelf en van zijn contactpersonen (klantenbeheer, facturatie, support, beveiliging) treedt de Licentiegever op als Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die de Licentiehouder in het Platform invoert over zijn medewerkers, treedt de Licentiegever op als Verwerker en is de Licentiehouder de Verwerkingsverantwoordelijke.

16.3 Verwerkingsdoeleinden. De Licentiegever verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor het verlenen en beheren van de Licentie, de Proefperiode en het Abonnement; de facturatie en de betaalverwerking; het klantenbeheer, de support en de communicatie; de technische werking, de beveiliging en de verbetering van het Platform; en de naleving van wettelijke verplichtingen.

16.4 Rechtsgrond. De verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b AVG), op het gerechtvaardigd belang van de Licentiegever (art. 6, lid 1, f AVG) voor beveiliging en fraudebestrijding, en op een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, c AVG) voor de boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten. Voor marketingcommunicatie wordt afzonderlijk en uitdrukkelijk toestemming gevraagd; die toestemming maakt geen deel uit van de aanvaarding van deze Voorwaarden en kan te allen tijde worden ingetrokken.

16.5 Garantie van de Licentiehouder. De Licentiehouder verklaart en garandeert dat hij, voor zover hij Persoonsgegevens van zijn medewerkers of andere betrokkenen in het Platform invoert, daarvoor over een geldige rechtsgrond beschikt, dat hij de betrokkenen overeenkomstig de artikelen 13 en 14 AVG heeft geïnformeerd, en dat hij, waar vereist, het sociaal overleg heeft doorlopen. De Licentiehouder vrijwaart de Licentiegever tegen alle aanspraken van betrokkenen of van een toezichthoudende overheid die uit een tekortkoming aan deze garantie voortvloeien.

16.6 Bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het verwerkingsdoel. De concrete bewaartermijnen per categorie staan in de privacyverklaring.

16.7 Export en verwijdering bij beëindiging. De Licentiehouder kan op elk ogenblik een volledige export van zijn gegevens uit het Platform verkrijgen. Na de beëindiging blijft die exportmogelijkheid gedurende dertig (30) kalenderdagen beschikbaar; de Licentiegever herinnert de Licentiehouder daaraan per e-mail. Na het verstrijken van die termijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wat de Licentiegever wettelijk langer moet bewaren. De Licentiehouder erkent dat hij als werkgever zelf wettelijk verplicht is zijn arbeidstijdregistratie gedurende de voorgeschreven termijn te bewaren, en dat het aan hem is om daartoe tijdig een export te maken.

16.8 Subverwerkers. De Licentiegever schakelt Subverwerkers in. De actuele lijst staat in de privacyverklaring. De Licentiegever bindt elke Subverwerker contractueel aan gelijkwaardige verplichtingen. De Licentiegever stelt de Licentiehouder ten minste dertig (30) kalenderdagen vooraf in kennis van de toevoeging of vervanging van een Subverwerker; de Licentiehouder kan zich daartegen op redelijke gronden verzetten, in welk geval elke partij het Abonnement kan opzeggen overeenkomstig artikel 8. Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

16.9 Doorgifte buiten de EER. Worden Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven, dan geschiedt dat uitsluitend op grond van een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere passende waarborg conform hoofdstuk V AVG. De betrokken Subverwerkers en de ingeroepen waarborg staan vermeld in de privacyverklaring.

16.10 Rechten van betrokkenen. De Licentiehouder en iedere betrokkene kunnen de rechten uitoefenen die de artikelen 15 tot 22 AVG hun toekennen, alsook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Verzoeken kunnen worden gericht aan privacy@forganiser.com. Verzoeken van medewerkers van de Licentiehouder worden door de Licentiegever doorgeleid naar de Licentiehouder, die als Verwerkingsverantwoordelijke daarop dient te antwoorden; de Licentiegever verleent daarbij de nodige bijstand.

16.11 Beveiliging. De Licentiegever treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of vernietiging, waaronder versleuteling, toegangscontrole, een logboek van alle wijzigingen en regelmatige beveiligingsevaluaties.

16.12 Melding van inbreuken. De Licentiegever stelt de Licentiehouder zonder onredelijke vertraging in kennis van een inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarvoor de Licentiehouder Verwerkingsverantwoordelijke is, en verstrekt hem de informatie die hij nodig heeft om zijn eigen verplichtingen krachtens de artikelen 33 en 34 AVG na te komen.

16.13 Verwerkersovereenkomst. Voor de verwerkingen waarvoor de Licentiegever als Verwerker optreedt, vormen de bepalingen van dit artikel 16 samen met de privacyverklaring de afspraken tussen partijen in de zin van artikel 28 AVG. Partijen kunnen daarnaast op verzoek een afzonderlijke verwerkersovereenkomst sluiten.

17.1 De Licentiehouder is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van de inloggegevens van zijn gebruikers. Inloggegevens mogen niet met derden worden gedeeld.

17.2 Bij vermoed of vastgesteld misbruik of ongeoorloofde toegang dient de Licentiehouder de Licentiegever onverwijld te informeren.

17.3 De Licentiegever is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit ongeoorloofd gebruik van een account, voor zover dat te wijten is aan nalatigheid van de Licentiehouder of van zijn gebruikers.

17.4 De Licentiegever stelt een tweestapsverificatie ter beschikking. De Licentiehouder wordt aangeraden die te activeren voor de accounts met de meest uitgebreide rechten.

18.1 Klachten over de werking van het Platform of over de facturatie dienen bij de Licentiegever te worden ingediend via het ticketsysteem of per e-mail aan info@forganiser.com, binnen een redelijke termijn en in beginsel binnen dertig (30) dagen na de vaststelling van het probleem. Het verstrijken van die termijn doet geen wettelijke rechten van de Licentiehouder vervallen.

18.2 De Licentiegever verbindt zich ertoe klachten binnen een redelijke termijn te behandelen en de Licentiehouder daarover te informeren.

18.3 De Licentiegever biedt support via de op de website vermelde kanalen en tijdens de daar vermelde supporturen. De omvang van de bij elk Plan inbegrepen support en de mogelijkheid om Supportkredieten aan te kopen, staan op de website.

19.1 De Licentiegever behoudt zich het recht voor functionaliteiten van het Platform te wijzigen, uit te breiden of te verwijderen, mits de kernfunctionaliteiten — de registratie en de declaratie van arbeidstijd — behouden blijven.

19.2 Ingrijpende wijzigingen worden ten minste dertig (30) kalenderdagen vooraf meegedeeld. De Licentiehouder die zich niet in de wijziging kan vinden, kan het Abonnement opzeggen overeenkomstig artikel 8.

20.1 De Licentiegever is niet aansprakelijk voor de niet-nakoming van zijn verplichtingen indien die te wijten is aan overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke controle van de Licentiegever, waaronder maar niet beperkt tot: stroomuitval, brand, overstroming, cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, stakingen, epidemieën, pandemieën, wettelijke of overheidsmaatregelen, en storingen bij toeleveranciers of hostingpartners.

20.2 De Licentiegever stelt de Licentiehouder zo spoedig mogelijk in kennis van een situatie van overmacht. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) kalenderdagen, dan heeft elke partij het recht de overeenkomst te beëindigen zonder schadevergoeding.

21.1 Beide partijen verbinden zich ertoe alle informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen en die als vertrouwelijk is aangemerkt of redelijkerwijs als zodanig moet worden beschouwd, vertrouwelijk te behandelen.

21.2 Deze geheimhoudingsverplichting blijft na de beëindiging van de overeenkomst gedurende vijf (5) jaar van kracht.

22.1 De Licentiehouder kan zijn rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Licentiegever.

22.2 De Licentiegever is gerechtigd zijn rechten en verplichtingen aan een derde over te dragen, onder meer in het kader van een fusie, een overname of een overdracht van bedrijfsactiviteiten, mits de Licentiehouder daarvan tijdig in kennis wordt gesteld.

23.1 Is een bepaling van deze Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of niet-afdwingbaar, dan laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. De nietige of niet-afdwingbare bepaling wordt van rechtswege vervangen door de dichtstbijzijnde geldige bepaling die het oorspronkelijke doel het best benadert.

24.1 Deze Voorwaarden bestaan in het Nederlands, het Frans en het Engels. In geval van tegenstrijdigheid tussen de taalversies gaat de Nederlandse versie voor.

25.1 De artikelen 3.4 (intellectuele eigendom), 11 (aansprakelijkheid), 12 (verantwoordelijkheid van de Licentiehouder), 16 (gegevensbescherming), 21 (vertrouwelijkheid), 24 (taalvoorrang) en 28 (toepasselijk recht en bevoegde rechtbank) blijven na de beëindiging van de overeenkomst van kracht, elk voor de duur die uit hun aard voortvloeit.

26.1 Bij tegenstrijdigheid tussen de contractuele documenten geldt de volgende rangorde:

1. een afzonderlijk gesloten verwerkersovereenkomst, voor wat de verwerking van Persoonsgegevens betreft;
2. een uitdrukkelijk en schriftelijk tussen partijen overeengekomen bijzondere overeenkomst;
3. deze Voorwaarden;
4. de privacyverklaring en de cookieverklaring;
5. de informatie op de website van de Licentiegever.

Voor vragen, opmerkingen of klachten kan de Licentiehouder contact opnemen met:

Forganiser NV Namenstraat 13-15, 2000 Antwerpen, België KBO nr. BE0634.966.453 info@forganiser.com

Voor de uitoefening van privacyrechten: privacy@forganiser.com

28.1 Deze Voorwaarden en alle overeenkomsten die eruit voortvloeien, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.

28.2 In geval van een geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van de Licentiegever bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere bevoegdheid voorschrijft.

28.3 Partijen verbinden zich ertoe bij een geschil eerst te trachten tot een minnelijke schikking te komen.