Privacyverklaring

TIKKIT is een softwaretoepassing voor de registratie en de aangifte van arbeidstijd, uitgebaat door Forganiser NV, Namenstraat 13-15, 2000 Antwerpen, België, ondernemingsnummer BE0634.966.453.

Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden, en welke rechten u bij ons kunt uitoefenen hangt daarvan af.

A. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van bezoekers van onze website, van personen die ons contactformulier gebruiken of ons een e-mail sturen, van contactpersonen bij ondernemingen die zich inschrijven of een abonnement nemen, en van contactpersonen bij ondernemingen die wij als mogelijke klant aanspreken. Voor die gegevens bepalen wij zelf het doel en de middelen, en kunt u uw rechten rechtstreeks bij ons uitoefenen.

B. Wij zijn verwerker voor alle gegevens die een werkgever in het platform invoert over zijn medewerkers: identiteitsgegevens, gepresteerde uren, afwezigheden, overuren, roosters en al het overige dat in de werkruimte van die werkgever staat.

Bent u werknemer en gebruikt u TIKKIT omdat uw werkgever daarvoor heeft gekozen? Dan is uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke, niet wij. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend in opdracht van uw werkgever en volgens zijn instructies. Wilt u weten welke gegevens over u worden bewaard, ze laten corrigeren, of bezwaar maken, richt u zich dan tot uw werkgever. Ontvangen wij zo'n verzoek toch rechtstreeks, dan bezorgen wij het aan uw werkgever en verlenen wij hem de bijstand die hij nodig heeft om u te antwoorden. Wij mogen uw gegevens niet op eigen initiatief wijzigen of verwijderen.

Tegen de verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang steunen — met inbegrip van de prospectie en het meten van e-mailopeningen — kunt u te allen tijde bezwaar maken via privacy@forganiser.com. Wij stoppen die verwerking dan onmiddellijk.

Voor de volledigheid, en zodat werkgevers deze verklaring aan hun personeel kunnen doorgeven. Uw werkgever bepaalt welke van deze functies hij gebruikt.

Wat wij uitdrukkelijk niet doen: wij verzamelen geen biometrische gegevens, geen continue of achtergrondlocatie, geen gedragsgegevens, en wij maken geen profielen. Is de locatiefunctie ingeschakeld, dan gaat het om één punt op het ogenblik van een registratie — nooit om een bewegingsspoor. Weigert u de locatie op uw toestel, dan wordt die weigering enkel als status vastgelegd en wordt uw registratie nooit geblokkeerd.

De registratie van arbeidstijd zelf berust op een wettelijke verplichting van de werkgever, en niet op de toestemming van de medewerker. Een medewerker kan zich daar dus niet tegen verzetten en kan de wissing ervan niet vragen zolang de wettelijke bewaartermijn loopt. Het logboek van wijzigingen berust op dezelfde grondslag: een registratie die achteraf ongemerkt kan worden aangepast, is geen betrouwbare registratie.

Binnen de organisatie van uw werkgever. Verantwoordelijken en de werkgever zien de gegevens van de medewerkers binnen hun bevoegdheid. De werknemersafgevaardigde, indien uw werkgever die rol toekent, krijgt uitsluitend geaggregeerde, geanonimiseerde cijfers. De sociale inspectie krijgt op haar verzoek via een afzonderlijke toegang de volledige, ongewijzigde geschiedenis; dat is een wettelijke verplichting van uw werkgever.

Onze dienstverleners (subverwerkers). Elk van hen is contractueel aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden en mag de gegevens uitsluitend gebruiken om ons de dienst te leveren.

Voor onze eigen marketingblog gebruiken wij een dienst voor het genereren van afbeeldingen. Daar gaan geen klantgegevens naartoe. Wij verkopen nooit persoonsgegevens.

Voor de arbeidstijdgegevens werken wij met drie vensters, die technisch geautomatiseerd zijn:

Afwijkende termijnen: het logboek van wijzigingen wordt niet automatisch verwijderd, omdat het nodig kan zijn bij een betwisting of een controle. Gesprekken met de assistent worden na 90 dagen verwijderd; verwijdert een gebruiker een gesprek zelf, dan is dat na 7 dagen definitief. Locatiepunten worden samen met de arbeidstijdregistratie waar zij bij horen verwijderd en leven dus nooit langer dan die. Identiteitsgegevens van een medewerker worden tot 5 jaar na deactivering bewaard. Boekhoudstukken 7 jaar, wettelijk.

Bij het einde van het abonnement van uw werkgever blijft de volledige gegevensexport gedurende dertig (30) kalenderdagen beschikbaar; wij herinneren de werkgever daaraan per e-mail. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wat wij wettelijk langer moeten bewaren. De wettelijke bewaarplicht voor de arbeidstijdregistratie blijft bij de werkgever: het is aan hem om tijdig een export te maken.

Twee gegevensstromen verlaten de EER:

1. Anthropic (Verenigde Staten), voor de ingebouwde assistent. Stelt een gebruiker daar een vraag, dan wordt de informatie die nodig is om die vraag te beantwoorden naar die dienst gestuurd — dat kunnen namen, uren, afwezigheden of berichten zijn. De doorgifte steunt op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie conform hoofdstuk V AVG. De gesprekken worden bij ons na 90 dagen definitief verwijderd en de gegevens worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen.
2. Spraakinvoer via uw browser. Gebruikt u de spraakfunctie van de assistent, dan gebeurt dat via de spraakfuncties van uw browser. In Chrome en Edge stuurt de browser uw audio naar Google voor de omzetting naar tekst; Safari doet dat lokaal op het toestel. Wij ontvangen, bewaren en verzenden zelf geen audio — die stroom loopt rechtstreeks tussen uw browser en de leverancier ervan. Wenst u niet dat uw audio uw toestel verlaat, gebruik dan de toetsenbordinvoer of Safari.

Daarnaast kan Stripe voor de betalingsverwerking gegevens buiten de EER verwerken, op grond van zijn eigen waarborgen conform hoofdstuk V AVG.

De assistent neemt geen beslissingen over medewerkers. Er vindt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluitvorming plaats in de zin van artikel 22 AVG. Elke handeling gebeurt binnen de rechten van de gebruiker die de vraag stelt, en op diens instructie.

• Onderweg: alle verbindingen met het platform en met de databank zijn versleuteld (TLS).
• In rust: versleuteling van de databank op het niveau van de hostinginfrastructuur.
• Wachtwoorden: gehasht met bcrypt. Een hash is onomkeerbaar: wij kunnen uw wachtwoord niet zien of terughalen.
• Tweestapsverificatie: optioneel. De gedeelde sleutel wordt versleuteld met AES-256-GCM onder een hoofdsleutel die enkel in de serveromgeving bestaat en niet in de databank staat; van de herstelcodes bewaren wij alleen hashwaarden. Een databankkopie alleen levert dus geen werkende tweede factor op, en de herstelcodes kunnen door niemand worden achterhaald — ook niet door ons.
• Aanmeldingen: begrensd per gebruiker en per IP-adres, met een bijkomende begrenzing op de webserver zelf.
• Toegangscontrole: elke handeling in het platform wordt vóór uitvoering getoetst aan de rechten van de gebruiker.
• Logboek: elke wijziging wordt vastgelegd met de gebruiker, het tijdstip, het IP-adres en de waarde vóór en na.

Eén nauwkeurigheidsvoorbehoud, dat wij bewust vermelden. IP-adressen die vóór 6 augustus 2026 in ons logboek werden vastgelegd, werden uit een verzoekheader gelezen die door de verzendende partij zelf kon worden ingevuld. Die historische IP-adressen kunnen dus niet als bewijs van de herkomst van een verzoek worden gebruikt. Adressen die nadien werden vastgelegd, komen van de laatste netwerkstap die onze eigen infrastructuur observeert. Elk inzageverzoek of veiligheidsonderzoek dat de vroegere periode betreft, moet dit voorbehoud meenemen.

Bent u werknemer en gaat het over gegevens die uw werkgever in het platform invoerde? Richt u dan tot uw werkgever — zie artikel 1.

Voor de gegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn, hebt u recht op inzage (art. 15), rechtzetting (art. 16), wissing (art. 17, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht tegenover staat), beperking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20) en verzet (art. 21 — en steeds tegen direct marketing). Steunt een verwerking op uw toestemming, dan kunt u die te allen tijde intrekken, zonder gevolg voor wat daarvoor gebeurde.

Voor de arbeidstijdregistratie zelf geldt de beperking uit artikel 3: die berust op een wettelijke verplichting.

Hoe uitoefenen. Stuur uw verzoek naar privacy@forganiser.com. Wij antwoorden binnen één maand. Wij kunnen u om een bewijs van identiteit vragen wanneer wij redelijke twijfel hebben, uitsluitend om te vermijden dat wij uw gegevens aan iemand anders bezorgen.

Wat het platform u zelf al biedt. Een medewerker kan zijn profielgegevens zelf aanpassen, zijn eigen arbeidstijdgegevens exporteren, een correctie voorstellen voor een registratie die niet juist is, en zijn pushmeldingen zelf uitschakelen.

Klacht. U kunt steeds klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Wij vragen u vriendelijk om eerst met ons contact op te nemen, zodat wij het kunnen oplossen.

Het platform en onze website gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Wij plaatsen geen analyse-, advertentie- of socialemediacookies. Zie onze afzonderlijke cookieverklaring voor de volledige lijst.

Wij passen deze verklaring aan wanneer het platform of de ingeschakelde dienstverleners wijzigen. Bij een wezenlijke wijziging brengen wij onze klanten per e-mail op de hoogte, ten minste dertig kalenderdagen vóór de wijziging ingaat. De versie en de datum staan bovenaan deze pagina.