Fouten in de tijdsregistratie horen bij de dagelijkse realiteit: iemand vergeet uit te klokken, een klokfout sluipt erin of een medewerker werkte vanuit een andere locatie. Hoe je daar vervolgens mee omgaat, bepaalt of je administratie betrouwbaar blijft. Tikkit biedt een gestructureerd proces waarbij de medewerker zelf een correctie aanvraagt, de manager die beoordeelt en alles wordt vastgelegd in een onveranderbaar logboek.
Hoe een medewerker een correctie aanvraagt
In Tikkit opent de medewerker de betrokken dag in zijn of haar tijdlijn en kiest de optie "Correctie aanvragen". Vervolgens vult de medewerker in:
- de gewenste begin- en eindtijd (of enkel de te corrigeren stempel),
- een verplichte reden in eigen woorden,
- eventueel een bijlage zoals een e-mail of foto als ondersteuning.
De aanvraag belandt onmiddellijk bij de verantwoordelijke manager als melding, zonder dat de originele registratie wordt aangepast. Die originele stempel, met servertijdstempel, blijft zichtbaar naast de correctieaanvraag. Dat is geen detail: de Belgische arbeidsinspectie wil precies die transparantie zien, zoals uitgelegd in ons artikel over wat een wettelijk geldige tijdregistratie moet bevatten.
Hoe de manager beoordeelt en beslist
De manager krijgt een overzicht van alle openstaande correctieaanvragen per team. Per aanvraag ziet de manager:
- de originele klokregistratie met tijdstempel,
- de gevraagde nieuwe waarden,
- de reden van de medewerker,
- de roostercontext van die dag.
De manager kan de aanvraag goedkeuren, afwijzen of een vraag terugsturen naar de medewerker. Bij goedkeuring past Tikkit de tijdlijn aan en noteert automatisch wie de wijziging heeft goedgekeurd, op welk tijdstip en op basis van welke aanvraag. Bij afwijzing krijgt de medewerker een melding met de reden.
Dit proces vermindert het heen-en-weer via WhatsApp of e-mail aanzienlijk. Hoe dat de werkdruk van managers verlaagt, lees je in ons artikel over hoeveel admintijd managers besparen door goedkeuringen te automatiseren.
De audittrail: waarom die zo belangrijk is
Elke stap in het correctieproces wordt opgeslagen in een tijdgestempeld logboek dat niemand kan overschrijven. Concreet bevat de audittrail:
- de originele registratie met servertijdstempel,
- de aanvraag van de medewerker met datum en motivatie,
- de beslissing van de manager met naam, tijdstip en eventuele opmerking,
- de definitieve, aangepaste waarde.
Dit logboek is doorzoekbaar per medewerker, per periode en per type wijziging. Bij een sociale inspectie kan de werkgever het volledig exporteren. Dat is relevant nu België toewerkt naar verplichte tijdregistratie tegen 2027: organisaties die al met een gestructureerde workflow werken, hoeven hun processen later niet ingrijpend te herzien. Meer achtergrond vind je in ons overzichtsartikel over de deadline van 2027 voor verplichte tijdregistratie.
Veelgestelde vragen uit de praktijk
Kan een medewerker een correctie aanvragen voor een dag die al afgesloten is voor payroll? Nee. Tikkit blokkeert correctieaanvragen voor periodes die al werden doorgegeven aan de loonverwerking. Zo blijft de data-integriteit gewaarborgd.
Wat als de manager niet reageert? Na een instelbare termijn ontvangt de manager een herinnering. Een correctieaanvraag blijft nooit ongemerkt openstaan.
Kan de HR-afdeling ook ingrijpen? Ja. HR-beheerders met de juiste rechten kunnen aanvragen escaleren of zelf afhandelen, waarbij alle acties even zorgvuldig worden gelogd.
Een foutloos tijdregistratiesysteem bestaat niet, maar een systeem dat fouten transparant en controleerbaar oplost, is haalbaar. Tikkit maakt van elke correctie een gedocumenteerde handeling in plaats van een stille aanpassing in een spreadsheet.