Een bezoek van de sociale inspectie kondigt zich zelden lang op voorhand aan. Wie zijn arbeidstijdregistratie op orde heeft, hoeft dat moment niet te vrezen. Tikkit laat je in enkele muisklikken een volledig, gestructureerd exportbestand samenstellen dat inspecteurs precies de informatie geeft die ze zoeken. Hieronder leggen we uit wat er in zo'n export zit en hoe je het aanmaakt.
Wat staat er in een Tikkit-export?
Een correcte registratie van arbeidstijd bevat meer dan alleen begin- en eindtijden. De wettelijke vereisten voor een geldig tijdregistratiedossier schrijven voor dat je per werknemer en per dag minstens het volgende vastlegt:
- Naam en rijksregisternummer of identiteitsnummer van de werknemer
- Datum en dag van de week
- Begin- en eindtijd van elke arbeidsperiode, inclusief pauzes
- Totaal aantal gepresteerde uren per dag
- Cumulatief overzicht per week en per kwartaal
- Eventuele overuren met verwijzing naar de toepasselijke regeling
- Afwezigheden: verlof, ziekte, tijdskrediet en hun goedkeuringsstatus
Tikkit genereert dit alles automatisch op basis van de servergestempelde clockings van je medewerkers. De tijdstempels worden nooit lokaal aangepast, wat de betrouwbaarheid en de audittrail garandeert.
Hoe maak je de export aan?
Het proces verloopt in drie stappen:
- Periode kiezen. Selecteer een dag, een week, een maand of een volledig kwartaal. Je kunt ook een vrije datumrange instellen, handig wanneer een inspecteur een specifieke referteperiode opvraagt.
- Scope bepalen. Filter op individuele werknemer, ploeg, afdeling of de volledige organisatie. Bij seizoenspieken of tijdelijke krachten is het nuttig om ook interimmedewerkers op te nemen; hoe je dat beheert, lees je in ons artikel over seizoenspieken en tijdelijke medewerkers.
- Formaat kiezen en exporteren. Tikkit biedt een PDF voor directe overdracht aan de inspecteur en een gestructureerd CSV- of Excel-bestand voor wie intern verder wil analyseren. Beide versies dragen een automatische datumstempel en de naam van de exporterende gebruiker.
De export is klaar in minder dan twee minuten, ook voor organisaties met tientallen medewerkers.
Overuren en afwijkingen: alles in beeld
Een punt waarop inspecteurs bijzonder letten, is de naleving van de Belgische overurenregels: het dagmaximum, het weekmaximum en de interne grens. Tikkit berekent automatisch of een dag of week buiten de wettelijke grenzen valt en markeert die afwijkingen zichtbaar in de export. Zo ziet een inspecteur in één oogopslag of overuren vergoed of gerecupereerd werden en of de correcte procedure gevolgd is. Meer over hoe die detectie werkt, vind je in het artikel over automatische overuurdetectie in Tikkit.
Afwezigheden worden apart vermeld met hun type en hun goedkeuringsdatum, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over niet-gepresteerde dagen.
Klaar voor 2027 en verder
De federale overheid maakt arbeidstijdregistratie in 2027 verplicht voor nagenoeg alle sectoren. Een inspectie-klare export is geen luxe meer, maar een basisbehoefte. Door vandaag al met een gestructureerde tool te werken, bouw je een dossier op dat je morgen zonder stress kunt voorleggen.
Tikkit bewaart alle gegevens gedurende de wettelijk vereiste periode en maakt het eenvoudig om historische exports op te vragen, zelfs voor afgesloten kwartalen. Zo hoef je bij een aankondiging van inspectie enkel in te loggen, de juiste parameters in te stellen en op exporteren te klikken.