Gérer les plannings dans une entreprise multi-départements n'est jamais simple. Le service administratif ne travaille pas aux mêmes heures que la production, l'entrepôt tourne en deux équipes, et les commerciaux suivent un rythme propre. Tikkit permet de configurer un planning distinct par département, soit sur base d'horaires fixes (heure de début et de fin), soit sur base d'un volume d'heures à prester. Chaque équipe garde son organisation, sans que le gestionnaire perde le fil.
Plannings horaires : des blocs fixes par shift
Un planning horaire convient parfaitement lorsque les travailleurs doivent être présents à des heures précises. Vous définissez un shift avec une heure de début, une heure de fin et une pause. Tikkit calcule automatiquement le temps de travail net et le compare aux seuils légaux belges : 9 heures par jour en régime normal dans le cadre de la semaine de 38 heures, extensibles jusqu'à 11 heures sous conditions de convention collective ou de récupération interne.
Pour chaque département, vous constituez une bibliothèque de shifts. Quelques exemples concrets :
- Équipe du matin : 06h00 à 14h30, pause 30 minutes
- Équipe du soir : 14h30 à 23h00, pause 30 minutes
- Journée bureau : 08h30 à 17h00, pause 45 minutes
Ces shifts s'attribuent à un collaborateur individuel ou à un groupe entier. En cas de modification ponctuelle, vous adaptez l'attribution sans toucher au modèle de base, et Tikkit conserve l'historique de chaque version, ce qui facilite les contrôles rétroactifs.
Plannings en volume horaire : flexibilité dans un cadre défini
Certains départements ne fonctionnent pas sur des blocs rigides. Pour les équipes terrain, les collaborateurs en mode projet ou les fonctions à horaire variable, un planning basé sur un volume d'heures est plus adapté. Vous indiquez combien d'heures le travailleur doit prester par jour ou par semaine, et il organise lui-même ses entrées et sorties dans une plage de présence définie.
Dans Tikkit, vous configurez un crédit journalier (par exemple 7,6 heures) et, si nécessaire, une plage de présence obligatoire, par exemple entre 07h00 et 19h00. Flexibilité et contrôle coexistent ainsi naturellement. Les dépassements sont signalés automatiquement, ce qui permet de réagir rapidement et d'enregistrer correctement les heures supplémentaires, une obligation dont l'importance grandit à l'approche de l'enregistrement obligatoire du temps de travail prévu pour 2027.
Plusieurs départements, une seule plateforme
Tout se gère de façon centralisée dans Tikkit. Un responsable RH ou un planificateur voit en un coup d'oeil les plannings actifs par département, les shifts prévus pour la semaine à venir et les écarts par rapport au schéma standard. Des filtres par département, par site ou par statut de travailleur permettent de naviguer rapidement, même dans les grandes structures.
Quelques bonnes pratiques :
- Nommez vos shifts clairement : combinez le département et le bloc horaire dans le nom, par exemple
PROD-MATINouADMIN-JOUR. Cela facilite la recherche dans les grandes équipes. - Copie de semaine en semaine : un planning qui fonctionne cette semaine se copie en un clic vers la suivante, jours fériés compris.
- Lien avec le pointage : les collaborateurs pointent via l'application Tikkit ou une borne QR sur le lieu de travail. Le temps enregistré est immédiatement comparé au planning, ce qui rend les écarts visibles en temps réel.
- Congés et absences : les demandes de congé approuvées s'intègrent automatiquement dans le planning. Vous identifiez d'un regard les shifts qui risquent d'être sous-dotés.
Du planning à la paie
Un planning n'est pas une fin en soi : c'est la base d'une rémunération correcte. Tikkit exporte les heures prestées par collaborateur, ventilées par shift, par département et par code d'heures supplémentaires. La grande majorité des secrétariats sociaux belges acceptent cette exportation directement. Les écarts entre le prévu et le réalisé restent consignés dans le journal d'audit, ce qui peut s'avérer précieux lors d'une inspection sociale.
Un bon planning, c'est aussi une question de confiance : les collaborateurs savent ce qu'on attend d'eux, et les responsables voient en temps réel si les effectifs correspondent aux besoins. Tikkit cherche à rendre cette transparence accessible, quelle que soit la taille ou la complexité de l'organisation.