Déclaration de confidentialité

TIKKIT est une application logicielle destinée à l'enregistrement et à la déclaration du temps de travail, exploitée par Forganiser NV, Namenstraat 13-15, 2000 Antwerpen, Belgique, numéro d'entreprise BE0634.966.453.

Nous traitons des données à caractère personnel en deux qualités distinctes, et les droits que vous pouvez exercer auprès de nous en dépendent.

A. Nous sommes responsable du traitement pour les données des visiteurs de notre site internet, des personnes qui utilisent notre formulaire de contact ou nous envoient un courriel, des personnes de contact au sein des entreprises qui s'inscrivent ou souscrivent un abonnement, et des personnes de contact au sein des entreprises que nous approchons en tant que client potentiel. Pour ces données, nous déterminons nous-mêmes la finalité et les moyens, et vous pouvez exercer vos droits directement auprès de nous.

B. Nous sommes sous-traitant pour toutes les données qu'un employeur introduit dans la plateforme au sujet de ses collaborateurs : données d'identité, heures prestées, absences, heures supplémentaires, horaires et tout le reste de ce qui figure dans l'espace de travail de cet employeur.

Vous êtes travailleur et vous utilisez TIKKIT parce que votre employeur l'a choisi ? Dans ce cas, c'est votre employeur qui est le responsable du traitement, et non nous. Nous traitons vos données exclusivement sur ordre de votre employeur et selon ses instructions. Si vous souhaitez savoir quelles données sont conservées à votre sujet, les faire corriger ou vous y opposer, adressez-vous à votre employeur. Si une telle demande nous parvient malgré tout directement, nous la transmettons à votre employeur et nous lui prêtons l'assistance dont il a besoin pour vous répondre. Nous ne pouvons pas modifier ou supprimer vos données de notre propre initiative.

Vous pouvez à tout moment vous opposer aux traitements qui reposent sur notre intérêt légitime — en ce compris la prospection et la mesure des ouvertures de courriels — via privacy@forganiser.com. Nous mettons alors immédiatement fin à ce traitement.

Pour être complets, et afin que les employeurs puissent transmettre la présente déclaration à leur personnel. Votre employeur détermine lesquelles de ces fonctions il utilise.

Ce que nous ne faisons expressément pas : nous ne collectons aucune donnée biométrique, aucune localisation continue ou en arrière-plan, aucune donnée comportementale, et nous n'établissons aucun profil. Si la fonction de localisation est activée, il s'agit d'un seul point au moment d'un enregistrement — jamais d'une trace de déplacement. Si vous refusez la localisation sur votre appareil, ce refus est uniquement consigné comme un statut et votre enregistrement n'est jamais bloqué.

L'enregistrement du temps de travail lui-même repose sur une obligation légale de l'employeur, et non sur le consentement du collaborateur. Un collaborateur ne peut donc pas s'y opposer et ne peut pas en demander l'effacement tant que court le délai de conservation légal. Le journal des modifications repose sur la même base : un enregistrement qui peut être modifié après coup sans que cela se remarque n'est pas un enregistrement fiable.

Au sein de l'organisation de votre employeur. Les responsables et l'employeur voient les données des collaborateurs relevant de leur compétence. Le délégué du personnel, si votre employeur attribue ce rôle, ne reçoit que des chiffres agrégés et anonymisés. L'inspection sociale reçoit à sa demande, via un accès distinct, l'historique complet et inchangé ; il s'agit d'une obligation légale de votre employeur.

Nos prestataires de services (sous-traitants ultérieurs). Chacun d'eux est contractuellement lié à des obligations équivalentes et ne peut utiliser les données que pour nous fournir le service.

Pour notre propre blog de marketing, nous utilisons un service de génération d'images. Aucune donnée de client n'y est transmise. Nous ne vendons jamais de données à caractère personnel.

Pour les données de temps de travail, nous travaillons avec trois fenêtres, techniquement automatisées :

Délais dérogatoires : le journal des modifications n'est pas supprimé automatiquement, car il peut être nécessaire en cas de contestation ou de contrôle. Les conversations avec l'assistant sont supprimées après 90 jours ; si un utilisateur supprime lui-même une conversation, cette suppression est définitive après 7 jours. Les points de localisation sont supprimés en même temps que l'enregistrement du temps de travail auquel ils se rapportent et ne vivent donc jamais plus longtemps que celui-ci. Les données d'identité d'un collaborateur sont conservées jusqu'à 5 ans après la désactivation. Les pièces comptables 7 ans, légalement.

À la fin de l'abonnement de votre employeur, l'export complet des données reste disponible pendant trente (30) jours calendrier ; nous le rappelons à l'employeur par courriel. Ensuite, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve de ce que nous devons légalement conserver plus longtemps. L'obligation légale de conservation de l'enregistrement du temps de travail incombe à l'employeur : il lui appartient de réaliser un export en temps utile.

Deux flux de données quittent l'EEE :

1. Anthropic (États-Unis), pour l'assistant intégré. Si un utilisateur y pose une question, les informations nécessaires pour y répondre sont envoyées à ce service — il peut s'agir de noms, d'heures, d'absences ou de messages. Le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne conformément au chapitre V du RGPD. Les conversations sont définitivement supprimées chez nous après 90 jours et les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles de tiers.
2. La saisie vocale via votre navigateur. Si vous utilisez la fonction vocale de l'assistant, cela se fait via les fonctions vocales de votre navigateur. Dans Chrome et Edge, le navigateur envoie votre audio à Google pour la conversion en texte ; Safari le fait localement sur l'appareil. Nous ne recevons, ne conservons et n'envoyons nous-mêmes aucun audio — ce flux passe directement entre votre navigateur et son fournisseur. Si vous ne souhaitez pas que votre audio quitte votre appareil, utilisez la saisie au clavier ou Safari.

Par ailleurs, Stripe peut, pour le traitement des paiements, traiter des données en dehors de l'EEE, sur la base de ses propres garanties conformes au chapitre V du RGPD.

L'assistant ne prend aucune décision au sujet des collaborateurs. Aucune prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 22 RGPD n'a lieu. Chaque action s'opère dans les limites des droits de l'utilisateur qui pose la question, et sur l'instruction de celui-ci.

• En transit : toutes les connexions avec la plateforme et avec la base de données sont chiffrées (TLS).
• Au repos : chiffrement de la base de données au niveau de l'infrastructure d'hébergement.
• Mots de passe : hachés avec bcrypt. Un hachage est irréversible : nous ne pouvons ni voir ni récupérer votre mot de passe.
• Vérification en deux étapes : facultative. La clé partagée est chiffrée avec AES-256-GCM sous une clé principale qui n'existe que dans l'environnement serveur et ne figure pas dans la base de données ; des codes de récupération, nous ne conservons que des valeurs de hachage. Une copie de la base de données ne fournit donc à elle seule aucun second facteur fonctionnel, et les codes de récupération ne peuvent être retrouvés par personne — pas même par nous.
• Connexions : limitées par utilisateur et par adresse IP, avec une limitation supplémentaire sur le serveur web lui-même.
• Contrôle d'accès : chaque action dans la plateforme est vérifiée, avant son exécution, au regard des droits de l'utilisateur.
• Journal : chaque modification est consignée avec l'utilisateur, le moment, l'adresse IP et la valeur avant et après.

Une réserve d'exactitude, que nous mentionnons sciemment. Les adresses IP consignées dans notre journal avant le 6 août 2026 étaient lues à partir d'un en-tête de requête que la partie émettrice pouvait elle-même compléter. Ces adresses IP historiques ne peuvent donc pas être utilisées comme preuve de l'origine d'une requête. Les adresses consignées par la suite proviennent du dernier saut réseau que notre propre infrastructure observe. Toute demande d'accès ou enquête de sécurité portant sur la période antérieure doit tenir compte de cette réserve.

Vous êtes travailleur et il s'agit de données que votre employeur a introduites dans la plateforme ? Adressez-vous alors à votre employeur — voir l'article 1.

Pour les données à l'égard desquelles nous sommes responsable du traitement, vous avez droit à l'accès (art. 15), à la rectification (art. 16), à l'effacement (art. 17, pour autant qu'aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose), à la limitation (art. 18), à la portabilité (art. 20) et à l'opposition (art. 21 — et toujours à l'égard du marketing direct). Si un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans conséquence pour ce qui a eu lieu auparavant.

Pour l'enregistrement du temps de travail lui-même, la limitation prévue à l'article 3 s'applique : il repose sur une obligation légale.

Comment les exercer. Envoyez votre demande à privacy@forganiser.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander une preuve d'identité lorsque nous avons un doute raisonnable, uniquement afin d'éviter de transmettre vos données à quelqu'un d'autre.

Ce que la plateforme vous offre déjà. Un collaborateur peut modifier lui-même ses données de profil, exporter ses propres données de temps de travail, proposer une correction pour un enregistrement qui n'est pas exact, et désactiver lui-même ses notifications push.

Réclamation. Vous pouvez toujours introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be. Nous vous invitons aimablement à prendre d'abord contact avec nous, afin que nous puissions résoudre le problème.

La plateforme et notre site internet utilisent exclusivement des cookies strictement nécessaires. Nous ne plaçons aucun cookie d'analyse, de publicité ou de réseaux sociaux. Voyez notre déclaration relative aux cookies distincte pour la liste complète.

Nous adaptons la présente déclaration lorsque la plateforme ou les prestataires de services auxquels nous faisons appel changent. En cas de modification substantielle, nous en informons nos clients par courriel, au moins trente jours calendrier avant que la modification n'entre en vigueur. La version et la date figurent en haut de la présente page.