Un comptable qui reçoit des fichiers Excel disparates, des captures d'écran de plannings ou des e-mails avec des pièces jointes en vrac : c'est du temps perdu pour tout le monde et une source d'erreurs dans le traitement des salaires. Avec les bons rapports issus de Tikkit, vous transmettez à votre comptable exactement ce dont il a besoin, dans le bon format, au bon moment.
Quelles heures sont réellement utiles au comptable ?
Lors du traitement des salaires, un comptable ne regarde pas uniquement le total d'heures travaillées. Ce qui compte vraiment :
- Les heures journalières, pour vérifier le respect des limites quotidiennes et des temps de repos
- Les heures hebdomadaires, pour détecter les dépassements par rapport à la norme de 38 heures
- Les totaux mensuels, comme base de calcul des rémunérations et des cotisations sociales
- Les soldes annuels, pour établir les comptes de congés et les corrections de fin d'année
- Les absences, maladie, congé, crédit-temps, avec la date d'approbation
Si vous travaillez avec des horaires variables ou des contrats à temps partiel, la complexité augmente encore. Les règles autour de la semaine de 38 heures et des périodes de référence ne sont pas toujours simples, et votre comptable n'a pas à être spécialiste du droit du travail, à condition que vous lui fournissiez des données fiables.
Comment Tikkit construit les rapports
Tikkit enregistre chaque pointage d'entrée et de sortie avec un horodatage serveur. Cela signifie qu'aucune saisie manuelle ne peut être modifiée sans laisser de trace. À partir de ces données brutes, Tikkit génère des rapports structurés par collaborateur, par département ou pour l'ensemble de l'entreprise.
Concrètement, vous pouvez exporter :
- Un rapport journalier par collaborateur avec l'heure de début, l'heure de fin, les pauses et la durée nette
- Un rapport hebdomadaire avec le total par jour et le cumul de la semaine, avec signalement des heures supplémentaires
- Un récapitulatif mensuel regroupant tous les jours travaillés, combiné aux absences approuvées
- Un aperçu annuel utile pour le calcul des congés ou en cas de contrôle de l'inspection sociale
Si votre comptable utilise un logiciel comptable spécifique, vous pouvez lui transmettre l'export au format csv. De nombreux cabinets comptables belges préfèrent ce fonctionnement : un fichier propre qu'ils importent eux-mêmes, sans risque d'interprétation.
Pour ceux qui gèrent également la facturation électronique via Tikkit : le module heures et le module facturation sont distincts, mais les données s'articulent parfaitement. Pas besoin de saisir deux fois les mêmes informations.
Éviter les erreurs avant l'export
Un rapport ne vaut que ce que valent les données qu'il contient. Tikkit vous aide à les fiabiliser avant d'exporter :
- Les corrections de pointage en attente sont signalées afin que vous puissiez les traiter avant la clôture mensuelle. Les collaborateurs peuvent soumettre une demande de correction, qu'un responsable approuve ou refuse. Vous trouverez le détail de ce fonctionnement dans l'article sur les demandes de correction et les approbations.
- Les pointages manquants sont identifiés, pour qu'un oubli de pointage de sortie ne disparaisse pas silencieusement dans le système.
- Les heures supplémentaires dépassant les plafonds légaux sont détectées automatiquement, sans mauvaise surprise pour votre comptable.
En effectuant ces contrôles avant l'export, vous réduisez considérablement les risques de contestations ou de corrections après le traitement des salaires. Des données de temps précises sont d'ailleurs l'un des leviers les plus efficaces pour réduire les erreurs de paie dans les PME belges.
En pratique : organiser la collaboration avec votre comptable
Une bonne organisation de travail fait toute la différence. Quelques conseils :
- Fixez une date d'export régulière, par exemple le dernier jour ouvrable du mois
- Assurez-vous que toutes les corrections de pointage et les approbations d'absence sont traitées avant cette date
- Donnez à votre comptable un accès en tant qu'utilisateur externe si vous souhaitez fluidifier la collaboration : il ou elle peut alors récupérer les rapports directement, sans que vous ayez à transmettre un export à chaque fois
- Conservez les exports de manière structurée, par mois et par année, notamment en vue d'un éventuel contrôle
À partir de 2027, l'enregistrement du temps de travail deviendra obligatoire pour un nombre beaucoup plus important d'entreprises belges. Ceux qui disposent dès maintenant d'un processus de reporting structuré seront bien mieux préparés, aussi bien pour leur comptable que pour une éventuelle inspection sociale.
Des rapports de qualité ne sont pas un luxe : ils constituent la base d'un traitement des salaires fluide et d'une gestion sereine.